档案管理是商标管理的基础，档案内容至少包括每个商标的注册类型、申请时间、公告时间、核准注册时间、权利变动等。商标档案管理需要专门人员或部门，目前多数企业商标管理缺乏科学性，人员配备缺乏相关知识，无法有效管理。
如果有纠纷发生，商标档案管理资料就是最有效的证据。而且企业能很好地了解商标状况，哪些商标需要续期，哪些需要及时提出异议等。这些工作任何一项出现状况，都可能给企业带来难以弥补的损失。
在法律风险评估时，将企业缺乏有效保证这些活动顺利完成的机制都纳入法律风险进行管理，不能认为企业个别处理方案能够长效地确保无误。企业商标数量越多、商标关系越复杂则越需要这样的管理制度，若企业只有一件商标，即使缺乏商标制度法律风险也可以忽略。
