通常存货是由存货拥有者管理的。因为无法确切知道用户需求与供应的匹配状态，所以需要存货，存货设置与管理是由同一组织完成的。这种存货管理模式并不总是有最优的。例如，一个供应商用存货来应付不可预测的或某一用户不稳定的需求，用户也设立存货来应付不稳定的下游需求或供应链的不确定性。虽然供应链中每一个组织独立地寻求保护其各自在供应链的利益不受意外干扰是可以理解的，但不可取，因为这样做的结果影响了供应链的优化运行。供应链的各个不同组织根据各自的需要独立运作，导致重复建立存货，因而无法达到供应链全局的最低成本，整个供应链系统的存货会随着供应链长度的增加而发生需求扭曲。VMI存货管理系统就能够突破传统的条块分割的存货管理模式， 以系统的、集成的管理思想进行存货管理，使供应链系统能够获得同步化的运作。关于VMI的定义， 国外有学者认为“VMI是一种在用户和供应商之间的合作性策略，以对双方来说都是最低的成本优化产品的可获性，在一个相互同意的目标框架下由供应商管理存货，这样的目标框架被经常性监督和修正，以产生一种连续改进的环境。”
