并不是所有供应商都能成为连锁零售企业的供应商，对于初次与连锁零售企业接触的供应商，连锁零售企业应要求其提供诸如营业执照副本、税务登记证、生产许可证、商检合格证、进口商品检验合格证、商检报告、商标注册证、卫生许可证、安全认证、代理授权书及总经销证书等资料，以便对其资信等各方面进行调查评估。
除以上基本文件外，各地工商、卫生检验部门、技术监督部门也会针对各地自身的情况，对生产或经销商品的单位有一些特殊的规定及要求。另外，供应商还应提供或填写“供应商资料表”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及一套完整的“产品目录”或“样品”。
