POS系统要能正常运行， 还要靠后台电脑建立起商品主档资料，当扫描器接收了商品条码信息后，就要到后台电脑寻找商品主档资料，以辩识商品代号是否正确，然后接受该商品售价，并记录下该商品销售数量。由此可知后台电脑是一个商品的信息库， 也是对前台POS收银机的控制中心。因此，每一种商品在第一次进入超级市场销售时，一定要依据规定的格式，将有关该商品的基本资料输入后台电脑，这时该种商品才可进入销售。商品主档资料建立的权力在商品采购人员，当电脑人员接到采购人员的指令时，才可将商品主档信息资料输入后台电脑。对连锁超市公司来说，商品主档资料建立，由总部采购部进行，如电脑联网的话，可传输各超市门店后台电脑、如不联网的话，则可以将磁卡送至各门店、再输入至后台电脑建档。
