在供应商获得准入后，沃尔玛为了规范采购和提高谈判效率，在同供应商接洽中建立严格的供应商接待制度，要求所有的供应商都到其总部—本顿维尔，或到各地的采购机构，进行包括货物采购以及各项合作在内的谈判。沃尔玛的供应商接待制度包括三方面要求。
(1)接待时间要求
为了保证采购业务人员有足够的时间进行市场调查并制定采购计划，而不是将绝大多数时间、精力花在接待供应商上，沃尔玛制定了供应商接待日制度，每周1~2天为接待日，一般定在其商品采购委员会召开每周例会的前一天，以便新商品审核工作能及时进行，尽快给供应商一个是否进一步谈判的答复。
(2)接待地点要求
为了规范采购人员和供应商的行为，沃尔玛一般把接待地点定在公司采购业务部供应商接待室，而不在供应商提供的会议室，更不会在供应商的招待宴席上或娱乐场所中洽谈业务。
(3)洽谈内容要求
沃尔玛对采购人员与供应商的洽谈内容也提出了明确要求。首先，要按商品类别设置专职洽谈人员，负责接洽相关类别供应商。其次，洽谈内容要紧紧围绕采购计划、促销计划和供应商文件进行，不能随意超越权限增加商品谈判内容。
